Une facture est un document créé par l’acheteur ou le fournisseur de service pour demander le paiement de l’achat d’un bien ou d’un service. Les factures sont généralement émises après la livraison du bien ou du service, à moins que pour une raison quelconque l’acheteur ait besoin d’un acompte et envoie une facture proforma .
Comment remplir une facture : étape par étape
Pour qu’une facture soit considérée comme un document juridiquement contraignant, elle doit inclure certains détails importants liés à l’achat, tels que les coordonnées, une liste détaillée des produits, les prix et les conditions de paiement.
Suivez ces 8 étapes pour remplir correctement une facture pour la comptabilité de votre petite entreprise :
Étape 1. Répertorier les coordonnées de l’entreprise
L’en-tête d’une facture contient le mot « facture » et vos coordonnées professionnelles. Ces détails comprennent :
- Nom de l’entreprise
- Logo
- Adresse de travail
- Numéro de téléphone
- Adresse e-mail
Étape 2. Écrivez les coordonnées du client
Après avoir entré les détails de votre entreprise, incluez les informations de contact du client directement en dessous. Notez le nom commercial de votre client, ainsi que ses adresses de livraison et de facturation.
Vous pouvez également ajouter leur adresse e-mail et leur numéro de téléphone, mais ceux-ci sont facultatifs.
Étape 3. Générer un numéro de facture unique
Un numéro de facture (également appelé ID de facture ou numéro de référence) est un numéro unique que vous devez attribuer à chaque facture. Ce code sert d’identifiant pour vos factures, ainsi que pour éviter d’éventuelles erreurs comptables telles que la duplication de paiements.
Vous pouvez générer un numéro de facture via quatre méthodes principales :
- Séquentiel,
- Chronologique,
- Par numéro de client, et
- Sur la base du numéro de projet
Le plus courant des éléments ci-dessus est séquentiel, ce qui augmente votre numéro de facture d’un à chaque nouvelle facture. Par exemple, si votre dernière facture est enregistrée comme 000010, la suivante sera identifiée comme 000011.
Étape 4. Afficher clairement les dates
Une facture contient généralement deux dates importantes : la date de facturation et la date d’échéance du paiement.
La date de facturation est explicite, c’est la date à laquelle vous émettez la facture au client.
Alors que la date d’échéance dépend en grande partie des discussions précédentes que vous avez eues avec votre client concernant les conditions de crédit.
Si vous n’avez pas parlé de la date d’échéance avec vos clients, optez simplement pour la période de facturation standard de votre entreprise.
Étape 5. Entrez votre liste détaillée de biens et services
Entrez chaque ligne de produit ou service que le client a acheté, dans une ligne distincte d’un tableau. Incluez une brève description et la quantité pour chacun.
Si votre entreprise propose des services et facture à l’heure, ajoutez plutôt le nombre d’heures que vous facturez au client.
Étape 6 : afficher les prix
Sur le même tableau où vous avez inscrit les biens et services et leurs quantités, ajoutez :
- Une colonne pour le prix unitaire par produit
- Une colonne pour le coût total de chaque ligne de produit (prix unitaire × quantité)
- Une ligne à la fin avec le sous – total, qui est la somme de toutes les lignes de facture.
Étape 7. Ajouter la taxe de vente
Enfin, la taxe de vente, ou TVA dans l’UE, est ajoutée. Cela constitue le montant total dû pour la facture, alias le TOTAL. Notez que vous avez également la possibilité d’offrir un total réduit si le client paie à temps. C’est à vous de décider si vous souhaitez ou non offrir des remises comme incitation au paiement anticipé.
Une fois que vous avez calculé la taxe de vente que le client doit, ajoutez-la au sous-total, notez le montant total dû et apposez votre cachet et votre signature.
Étape 8 : Notez les conditions de paiement et toutes les notes supplémentaires
À la fin de votre facture, vous devez inclure vos conditions de paiement et toute autre note supplémentaire que vous souhaitez informer le client.
Les conditions de paiement fournissent des détails clairs sur :
- Lorsque le paiement est dû . Par exemple : « Paiement dû dans 20 jours »
- Modes de paiement acceptés qui peuvent être des espèces, des chèques, des cartes de crédit, des paiements mobiles ou tout autre moyen accepté par l’entreprise.
Créez une facture professionnelle avec un logiciel de comptabilité
Remplir une facture avec un logiciel de gestion de factures est un jeu d’enfant.
Le logiciel dispose d’un générateur de factures dédié, dans lequel vous pouvez choisir parmi plus de 100 modèles de factures professionnels et les personnaliser avec votre logo, les couleurs de votre marque, la police de votre choix, etc.
Une fois que vous avez terminé avec la conception et l’image de marque, remplissez simplement les éléments de facture appropriés.
Les factures manuscrites sont-elles acceptables ?
En théorie, les factures manuscrites peuvent être utilisées. En pratique, c’est finalement au client de le reconnaître comme valable.
C’est pourquoi nous vous recommandons d’utiliser uniquement des factures créées numériquement, car elles ne présentent généralement aucun défi supplémentaire à lire et à comprendre correctement.
Si vous avez décidé d’envoyer une facture manuscrite, assurez-vous qu’elle soit écrite clairement et contient tous les éléments de facture nécessaires.
7 conseils pour créer des factures
- Une fois que vous avez fourni un bien ou un service, n’attendez pas plus de deux jours pour créer et envoyer la facture correspondante.
- Proposez autant de méthodes de paiement que possible, afin que chaque client puisse vous payer via un canal avec lequel il est à l’aise et familier.
- Ajoutez des remises pour paiement anticipé et facturez des frais de retard pour créer des incitations à payer dans les délais.
- Soyez poli lorsque vous communiquez avec les clients et dites toujours « s’il vous plaît » et « merci » lorsque vous leur demandez tout ce qui concerne le paiement.
- Expérimentez en définissant des conditions de paiement plus accommodantes ou restrictives pour des clients spécifiques.
- Soyez direct et clair avec les informations que vous incluez et essayez de limiter la facture à une page.
- Utilisez un logiciel de comptabilité pour créer des factures professionnelles en quelques secondes et rationalisez la gestion de vos factures.
